企業経営の視点で継続できる運営体制を整備、ナイスステージ湘南台②

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企業経営の視点で継続できる運営体制を整備、ナイスステージ湘南台②

投稿者：ＨＰ管理員投稿日：2007年 2月24日(土)12時05分37秒

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≪マンション管理新時代より≫ ■企業のような運営システムを作る内藤さんが01年に理事に就任した際に考えたこと――それは、一般企業のように「力の均一さを保っていける体制を作ること」だった。企業は役員が交代してもスムーズに運営される。管理組合でも同様の仕組みがきっとできるはずだ──。思わず「内藤さんは会社経営者なのですか」と尋ねてしまったが、返ってきたのは「いや、私は単なるサラリーマンです」という、照れた答えだった。組合運営の力を継続していくために、まず執行部の存在と方向性を明らかにしようと内藤さんは考えた。そこで、理事の名前と部屋番号をエントランス脇に張り出し、意見箱を置いた。理事会には意見のある人は誰でも参加できるようにした。広報誌の発行に加えてホームページも作成。総会前に配る「議案書」の形式も変えた。この議案書は、管理組合の活動レベルを維持するために必要な『運営マニュアル』の役割を果たす。 ■議案書は理事就任予定者のためのテキスト議案書を開くと、最初に「事業方針と目標」という項目が目に飛び込んでくる。第10期の事業方針は、「マンションの資産価値を維持し、永く安心して快適に住むことのできる良好な住環境を確保する」とある。管理組合と区分所有者が取り組むべき目標も掲げられている。読めば、自分が建物を守る義務を負う一員である、という思いが強くなる。当日の進行や決算書から始まることが多い通常の議案書のスタイルとは、明らかに異なっている。 2ページ目以降には、委託するメンテナンス業務の内容や業者名、対応回数などが載っている。理事会の開催方法もある。7日前までに開催場所と時間を連絡し、各自で議題を作成し、前日までに配布する手順だ。金銭の支払いは、理事会の冒頭に全員で内容を確認してその場で理事長が印鑑を押す―─と、手続きも細かく示されている。総会の「議案書」さえ読んでおけば、誰がいつ理事に就任しても、組合が解決すべき課題を明確に理解できる。 ■年1回、居住者にアンケートを実施年1回、居住者に無記名でアンケート調査を行っている。質問は、「管理員の印象についてそう思われることに、○をつけてください」「植栽管理が行き届いていない場所はどこですか」「エレベーター保守についてそう思われることに、○をつけてください」「管理組合理事会に対する要望はありますか」など。自由記入欄もある。居住者が評価する“管理組合運営の通信簿”といえるものだ。記入したアンケート用紙は、管理員室の脇にあるポストに投函してもらう。特別に呼びかけているわけではないが、毎年6～7割の世帯が提出するという。改善要望があれば、理事会は事実を確認してすぐに対処する。「清掃しているはずなのにドレインにゴミがたまっている」と意見が出されたことがあった。管理会社経由で業者に注意し、最終的には業者を変えた。今では同じ苦情はない。 ■2年目の理事にだけ報酬を払う 06年には、役員を3人増やして6人に、監事を1人増やして2人にした。それまでは1年で全員が退いていたが、任期2年の半数交代制に切り替えた。さらに2年目の役員には年度終了時に報酬を払う制度も導入した。金額は年額で理事長5万円、理事と監事が3万円だ。“学習期間”である１年目には手当は出さない。理事会は月1回の開催だが、理事同士はEメールを使って毎日情報交換している。管理会社の担当者名も加えたメーリングリストを使って、議事録や工事の日程は理事全員に一斉に配信される。「次回の理事会は欠席します」といった事務連絡もスムーズに行われている。ほぼ毎日意見を交換するので、理事同士の連帯感も強くなるという。「運営マニュアルと定期的な理事会、電子メールの活用で運営体制が確立しました。これで、理事になる順番がいつ来ても大丈夫ですね」と内藤さん。管理組合は、今期、一部のゴミ置き場をバイク置き場に変更し、階段下のスペースを来客用自転車置き場に変更する。アンケートなどで寄せられた居住者の声を形にするものだ。組合の取り組むべき課題と活動は、着実に引き継がれている。 http://blog.nikkeibp.co.jp/mansion/archives/2007/02/post_676.html

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